Dans le monde connecté d'aujourd'hui, un nombre croissant de travailleurs (salariés ou freelances) utilisent des outils de collaboration tels que Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Discord, Mattermost et bien d'autres.
La plupart du temps, l'usage de ces outils améliore la communication en temps réel avec collègues, clients ou fournisseurs.
« Malheureusement », certains utilisateurs se retrouvent à utiliser plusieurs solutions de collaboration en même temps : certains outils par certains départements, d'autres imposés par certains clients...
Cet article explore différentes situations où il est courant d'utiliser plusieurs plateformes de collaboration, les défis associés et les solutions pratiques pour assurer une communication et une productivité fluides.

Situations fréquentes où plusieurs outils de collaboration sont utilisés, comme Slack et MS Teams.

1. Communication interne vs externe

Le scénario le plus courant pour utiliser à la fois Slack et Teams est lorsque Microsoft Teams est adopté en interne comme outil principal de communication et de collaboration, tandis que Slack est utilisé pour la communication externe avec des partenaires, clients ou fournisseurs qui préfèrent ou imposent Slack. Cela peut aussi se produire à l'inverse, où Slack est utilisé en interne et Teams est requis pour les engagements externes.

2. Préférences départementales

La deuxième raison la plus courante d'utiliser à la fois Slack et Teams au sein d'une même entreprise est la préférence départementale et l'alignement des outils. Des départements comme les RH, la comptabilité et les équipes dirigeantes privilégient souvent Microsoft Teams pour son intégration profonde avec Microsoft 365, qui simplifie la gestion documentaire, la planification et la communication formelle. Pendant ce temps, les équipes d'ingénierie et marketing peuvent préférer Slack pour son écosystème d'apps étendu, sa messagerie en fil de discussion et sa flexibilité, mieux adaptés aux flux agiles, intégrations externes et collaboration en temps réel.

3. Exigences client/projet

Une autre raison courante d'utiliser Slack et Microsoft Teams en parallèle se trouve dans les entreprises qui gèrent plusieurs projets liés à des clients. C'est particulièrement répandu dans des secteurs comme le conseil, l'audit, le marketing, les agences web et le développement logiciel, où la collaboration avec des clients et partenaires externes est cruciale. Ces secteurs fonctionnent souvent « par client/projet », les obligeant à s'adapter aux outils de communication préférés de leurs clients ou partenaires.
Résultat : les entreprises peuvent utiliser Microsoft Teams en interne tout en adoptant Slack (ou inversement) pour répondre aux exigences externes et assurer une collaboration fluide.

4. Fusions et acquisitions

Dans les fusions et acquisitions (M&A), il est courant que les entreprises qui fusionnent utilisent des outils de communication différents.
Par conséquent, les employés des deux organisations peuvent avoir besoin d'utiliser Slack et Microsoft Teams simultanément jusqu'à ce que les systèmes informatiques soient alignés et qu'une plateforme unifiée soit choisie. Cet environnement à double outil aide à maintenir la communication et la collaboration entre les deux entités pendant la période de transition, qui peut parfois durer... éternellement.

5. Préférences d'usage

Une situation souvent sous-estimée mais très courante est celle où les employés utilisent différents outils de collaboration selon des usages spécifiques. Par exemple, Teams peut être préféré pour la visioconférence, tandis que Slack peut être utilisé pour les messages de groupe (avec fils) ou les alertes IT via certains bots/apps.
Cette répartition d'usage peut même devenir une directive officielle de l'entreprise.

6. Différences régionales

Les entreprises internationales avec une présence dans différentes régions peuvent aussi faire face à l'usage simultané de plusieurs outils : Slack ou Teams selon les préférences locales, les standards du marché ou encore les régulations et la conformité régionales.

7. Communications de l'ombre

Une raison non officielle d'utiliser plusieurs outils de collaboration en même temps comme Slack et Teams est lorsqu'un employé préfère utiliser un second outil et le fait sans accord officiel de l'entreprise, par exemple en utilisant une version web de Slack avec un email personnel.
Cette situation peut survenir dans plusieurs cas : pas de permission d'ajouter des contacts externes dans la solution « officielle », exigences de clients ou parfois un espace secret d'un département spécifique ;).
Ce type de comportement peut évidemment générer des défis de sécurité, de confidentialité des données et de conformité, les départements IT pouvant peiner à surveiller ou gérer ces outils non officiels.

Plus largement, utiliser plusieurs outils de communication comme Slack et Teams en simultané peut entraîner diverses difficultés.

Défis liés à l'utilisation simultanée de deux (ou plus !) solutions collaboratives comme Slack et Microsoft Teams

Tout comme le nombre d'apps de chat C2C continue de se multiplier - WhatsApp, Messenger, Viber, Instagram, Telegram, et plus - pour répondre aux préférences des utilisateurs, l'univers B2B est confronté à une augmentation similaire du nombre d'outils, mais avec des défis plus importants et complexes que nous détaillons ci-dessous.

1. Communication fragmentée

L'impact le plus évident de l'utilisation de plusieurs outils est que les conversations et fichiers se dispersent entre les plateformes comme Slack et Teams, rendant difficile le suivi des informations importantes.
Cette fragmentation entraîne souvent des mises à jour manquées, des efforts dupliqués et de la confusion sur où trouver les ressources critiques.
Dans un environnement de travail déjà rempli de demandes entrantes - appels téléphoniques, emails, SMS, messagerie instantanée personnelle, réseaux sociaux - gérer plusieurs outils collaboratifs peut peser davantage sur la santé mentale.

2. Changement de contexte

Basculer constamment entre Slack et Teams, et/ou d'autres plateformes collaboratives, peut perturber les flux de travail, réduire la concentration et provoquer une fatigue cognitive. Les employés peuvent perdre du temps à naviguer entre plateformes pour trouver des informations, répondre à des messages ou suivre plusieurs fils.
Plusieurs études ont été menées sur le sujet, voici quelques conclusions significatives :

• Productivité et efficacité

  • Il peut falloir jusqu'à 9,5 minutes pour reprendre un flux de travail après avoir basculé entre des apps numériques. source
  • En moyenne, les gens déclarent passer 36 minutes par jour à basculer d'une application à l'autre. source
  • Passer d'une tâche à l'autre peut coûter jusqu'à 40 % du temps productif d'une personne. source

• Santé mentale

  • Une étude de l'Université de Londres a révélé qu'effectuer plusieurs tâches cognitives simultanément peut entraîner une baisse du QI pouvant atteindre 15 points. source
  • 43 % des travailleurs déclarent se sentir fatigués par le fait de jongler entre plusieurs tâches, soulignant le coût mental associé au changement de contexte. source

3. Discontinuité du projet

Lorsque plusieurs outils de chat sont utilisés tout au long d'un projet ou d'un sujet, il peut devenir difficile pour les nouveaux arrivants d'en avoir une compréhension globale. La situation se complique encore davantage si certains participants au projet « fragmenté » n'ont pas accès, ou n'utilisent tout simplement pas, tous les outils impliqués. Au final, les discussions sont éparpillées, ce qui rend difficile de tout reconstituer pour avoir une vue d'ensemble.

4. Messages retardés ou manqués

Un inconvénient courant de l'utilisation simultanée de plusieurs outils de collaboration comme Microsoft Teams et Slack est que les personnes développent souvent une préférence pour un outil et y consacrent la majorité de leur temps. En conséquence, le ou les autres outils deviennent « secondaires », sont consultés moins fréquemment, ce qui peut entraîner des retards de lecture des messages ou, pire, leur omission complète.

5. Clans internes

Les employés gravitent naturellement vers leur outil préféré, formant des groupes informels ou « clans » autour de leur plateforme de prédilection. Cette fragmentation crée des silos de communication, où les membres d'un groupe interagissent principalement au sein de leur outil, tandis que l'engagement avec les utilisateurs des autres outils diminue. Avec le temps, cette séparation peut entraîner une réduction de la collaboration, des malentendus ou des occasions manquées de partager des idées et des actualités dans toute l'organisation. Le flux global d'information devient alors moins efficace, et le sentiment d'unité au sein de l'équipe ou de l'entreprise peut s'affaiblir.

Solutions lorsque plusieurs solutions collaboratives sont utilisées

Selon la situation, voici plusieurs solutions à envisager :

1. Définir des règles claires

Établissez des règles claires sur la plateforme à utiliser pour chaque type de communication. Par exemple, désignez Teams pour les réunions internes, la collaboration documentaire et les annonces officielles, tandis que Slack est utilisé pour les échanges informels ou la collaboration externe avec clients et partenaires.

2. Personnaliser les notifications

Encouragez les utilisateurs à personnaliser leurs paramètres de notification pour prioriser les canaux essentiels et muter ceux moins critiques. Mettez en place une politique limitant les messages redondants entre les deux plateformes et centralisant les annonces clés sur un outil principal.

3. Choisir et officialiser une seule solution.

Une solution théorique évidente serait de désigner une approche officielle et de s'assurer qu'elle soit utilisée exclusivement. Bien que cela puisse aider dans certaines situations à l'issue d'un processus délicat de conduite du changement, cela ne résout pas tous les scénarios, en particulier ceux impliquant des exigences externes.

4. Créer des ponts entre apps

Dans les situations où plusieurs apps « doivent » être utilisées, pour éviter les défis listés plus haut, des ponts peuvent être construits entre les solutions. Cet article liste certaines des solutions possibles, mais la manière la plus simple de récupérer tous vos messages Teams dans Slack ou inversement est, sans surprise ;), d'utiliser convly !
convly vous permet de synchroniser des workspaces externes Slack et Teams directement avec votre compte Slack ou Teams principal et de choisir quels canaux synchroniser.
Avec convly, dites adieu au va-et-vient entre Slack et Teams toute la journée !

Conclusion

Utiliser plusieurs outils de collaboration comme Slack et Microsoft Teams est de plus en plus courant, mais cela ne doit pas se traduire par des inefficacités ou des ruptures de communication. En s'attaquant proactivement aux défis tels que la communication fragmentée, le changement de contexte et les silos internes, les équipes peuvent maintenir productivité et collaboration même dans les environnements les plus complexes.

Des solutions pratiques, allant de la définition de règles d'usage claires et de la personnalisation des notifications à la mise en œuvre d'outils d'intégration comme convly, peuvent combler les écarts entre plateformes.

En adoptant ces stratégies, les équipes peuvent rationaliser leurs flux de travail, améliorer la cohésion de la communication et rester concentrées tout en répondant aux divers besoins des équipes internes et des partenaires externes. Avec les bonnes mesures en place, un environnement multi-outils peut devenir un atout qui favorise la collaboration et booste l'efficacité globale.