En el mundo conectado de hoy, un número creciente de trabajadores (empleados o freelancers) usa herramientas de colaboración como Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Discord, Mattermost y muchas otras.
La mayoría de las veces, usar estas herramientas mejora la comunicación en tiempo real con compañeros, clientes o proveedores.
"Por desgracia", algunos usuarios se encuentran usando varias soluciones de colaboración a la vez: ciertas herramientas las imponen departamentos concretos, otras determinados clientes...
Este artículo explora distintas situaciones en las que es común usar varias plataformas de colaboración, los desafíos asociados y las soluciones prácticas para asegurar comunicación y productividad sin fricciones.
Situaciones frecuentes en las que se usan varias herramientas de colaboración, como Slack y MS Teams.
- Comunicación interna vs. externa
El escenario más común para usar Slack y Teams a la vez es cuando Microsoft Teams se adopta internamente como herramienta principal de comunicación y colaboración, mientras que Slack se usa para la comunicación externa con socios, clientes o proveedores que prefieren o exigen Slack. También puede pasar a la inversa, donde Slack se usa internamente y Teams se requiere para interacciones externas.
- Preferencias departamentales
La segunda razón más común para usar Slack y Teams dentro de la misma empresa es la preferencia departamental y el alineamiento de herramientas. Departamentos como RR.HH., contabilidad y los equipos directivos suelen preferir Microsoft Teams por su profunda integración con Microsoft 365, que agiliza la gestión documental, la planificación y la comunicación formal. Mientras tanto, los equipos de ingeniería y marketing pueden preferir Slack por su amplio ecosistema de apps, sus mensajes en hilos y su flexibilidad, que se adaptan mejor a flujos ágiles, integraciones externas y colaboración en tiempo real.
- Requisitos de cliente/proyecto
Otra razón común para usar Slack y Microsoft Teams en paralelo es en empresas que gestionan múltiples proyectos basados en cliente. Esto es especialmente habitual en sectores como consultoría, auditoría, marketing, agencias web y desarrollo de software, donde la colaboración con clientes y socios externos es crítica. Estas industrias suelen operar "por cliente/proyecto", exigiéndoles adaptarse a las herramientas de comunicación preferidas por sus clientes o socios.
Como resultado, las empresas pueden usar Microsoft Teams internamente y adoptar Slack (o viceversa) para cumplir con los requisitos externos y asegurar una colaboración fluida.
- Fusiones y adquisiciones
En fusiones y adquisiciones (M&A), es habitual que las empresas que se fusionan usen herramientas de comunicación distintas.
Como resultado, los empleados de ambas organizaciones pueden necesitar usar Slack y Microsoft Teams al mismo tiempo hasta que se alineen los sistemas de TI y se elija una plataforma unificada. Este entorno de doble herramienta ayuda a mantener la comunicación y la colaboración entre ambas entidades durante el periodo de transición, que a veces puede durar... para siempre.
- Preferencias de uso
Una situación a menudo subestimada pero muy común es cuando los empleados usan distintas herramientas según el caso. Por ejemplo, Teams puede preferirse para videoconferencias, mientras que Slack puede usarse para mensajes en grupo (con hilos) o alertas de TI a través de bots/apps específicas.
Esta división de uso puede convertirse incluso en una directriz oficial de la empresa.
- Diferencias regionales
Las empresas internacionales con presencia en distintas regiones también pueden enfrentarse al uso simultáneo de varias herramientas: Slack o Teams según preferencias locales, estándares del mercado o también regulaciones y cumplimiento regionales.
- Comunicaciones en la sombra
Una razón no oficial para usar varias herramientas de colaboración a la vez como Slack y Teams es cuando un empleado prefiere usar una segunda herramienta y lo hace sin acuerdo oficial de la empresa, por ejemplo usando una versión web de Slack con un correo personal.
Esta situación puede darse en varios casos: sin permiso para añadir contactos externos en la solución "oficial", requisito del cliente o, a veces, un espacio secreto de un departamento concreto ;).
Este tipo de comportamiento puede generar obviamente desafíos en seguridad, privacidad de datos y cumplimiento, ya que los departamentos de TI pueden tener dificultades para monitorizar o gestionar estas herramientas no oficiales.
De forma más general, usar varias herramientas de comunicación como Slack y Teams a la vez puede generar diversas dificultades.
Desafíos al usar dos (¡o más!) soluciones colaborativas como Slack y Microsoft Teams al mismo tiempo
Al igual que el número de apps de chat C2C sigue multiplicándose -WhatsApp, Messenger, Viber, Instagram, Telegram y más- para acomodar diversas preferencias, el espacio B2B se enfrenta a un creciente número de herramientas similares, aunque con desafíos más significativos y complejos que detallaremos a continuación.
- Comunicación fragmentada
El impacto más obvio de usar varias herramientas es que las conversaciones y archivos se dispersan entre plataformas como Slack y Teams, dificultando el seguimiento de información importante.
Esta fragmentación suele provocar actualizaciones perdidas, esfuerzos duplicados y confusión sobre dónde encontrar recursos críticos.
En un entorno laboral ya saturado de demandas entrantes -llamadas, correos, mensajes de texto, mensajería instantánea personal y redes sociales- gestionar varias herramientas colaborativas puede afectar aún más a la salud mental.
- Cambio de contexto
Cambiar constantemente entre Slack y Teams, y/u otras plataformas colaborativas, puede interrumpir flujos de trabajo, reducir el foco y provocar fatiga cognitiva. Los empleados pueden desperdiciar tiempo alternando entre plataformas para encontrar información, responder mensajes o estar al día en múltiples hilos.
Se han realizado varios estudios al respecto. Estas son algunas conclusiones significativas:
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Productividad y eficiencia
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Salud mental
- Un estudio de la Universidad de Londres encontró que realizar varias tareas cognitivas simultáneamente puede provocar caídas en el coeficiente intelectual de hasta 15 puntos. fuente
- El 43 % de los trabajadores afirma sentirse fatigado por hacer malabarismos con múltiples tareas, lo que evidencia el coste mental asociado al cambio de contexto. fuente
- Discontinuidad del proyecto
Cuando se usan varias herramientas de chat a lo largo de un proyecto o tema, puede resultar difícil para quienes se incorporan obtener una comprensión completa. La situación se complica aún más si algunos participantes en el proyecto "fragmentado" no tienen acceso o simplemente no usan todas las herramientas implicadas. Como resultado, las discusiones acaban dispersas, dificultando ver la imagen completa.
- Mensajes retrasados o no leídos
Un inconveniente habitual de usar varias herramientas como Microsoft Teams y Slack a la vez es que las personas tienden a desarrollar preferencia por una y le dedican la mayor parte del tiempo. Como resultado, la(s) otra(s) herramienta(s) se vuelven "secundarias", se revisan con menos frecuencia, lo que puede provocar retrasos en la lectura o, peor aún, mensajes que se pasan por alto.
- Clanes internos
Los empleados gravitan naturalmente hacia su herramienta preferida, formando grupos informales o "clanes" en torno a su plataforma elegida. Esta fragmentación crea silos de comunicación, donde los miembros de un grupo interactúan principalmente dentro de su herramienta, mientras que la interacción con usuarios de otras herramientas disminuye. Con el tiempo, esta separación puede reducir la colaboración, generar malentendidos o hacer perder oportunidades de compartir ideas y novedades dentro de la organización. Como resultado, el flujo general de información se vuelve menos eficiente, y el sentido de unidad dentro del equipo o la empresa puede debilitarse.
Soluciones cuando se usan varias soluciones colaborativas
Según la situación, hay varias soluciones a considerar:
- Define directrices claras
Establece directrices claras sobre qué plataforma usar para cada tipo de comunicación. Por ejemplo, designa Teams para reuniones internas, colaboración en documentos y anuncios oficiales, y usa Slack para chats informales o colaboración externa con clientes y socios.
- Personaliza las notificaciones
Anima a los usuarios a personalizar sus notificaciones para priorizar canales esenciales y silenciar los menos críticos. Implementa una política que limite mensajes redundantes en ambas plataformas y centralice los anuncios clave en una herramienta principal.
- Elige y oficializa solo una solución.
Una solución teórica obvia sería designar un enfoque oficial y asegurarse de que se use exclusivamente. Aunque esto puede ayudar en ciertas situaciones tras un proceso desafiante de gestión del cambio, no resuelve todos los escenarios, en particular los que implican requisitos externos.
- Crea puentes entre apps
En situaciones en las que "hay que" usar varias apps, para evitar los desafíos antes listados, se pueden construir puentes entre soluciones. Este artículo lista algunas de las posibles soluciones, pero la forma más fácil de tener todos tus mensajes de Teams en Slack o viceversa es, sin sorpresa ;), usar convly.
convly te permite sincronizar workspaces externos de Slack y Teams directamente con tu cuenta principal de Slack o Teams y elegir qué canales sincronizar.
Con convly, puedes despedirte de cambiar entre Slack y Teams todo el día.
Conclusión
Usar varias herramientas de colaboración como Slack y Microsoft Teams es cada vez más común, pero no tiene por qué traducirse en ineficiencias o rupturas de comunicación. Al abordar de forma proactiva desafíos como la comunicación fragmentada, el cambio de contexto y los silos internos, los equipos pueden mantener la productividad y la colaboración incluso en los entornos más complejos.
Soluciones prácticas, desde definir directrices de uso claras y personalizar notificaciones hasta implementar herramientas de integración como convly, pueden cerrar la brecha entre plataformas.
Adoptando estas estrategias, los equipos pueden agilizar sus flujos de trabajo, mejorar la cohesión de la comunicación y mantener el foco, todo ello mientras atienden las diversas necesidades de equipos internos y socios externos. Con las medidas adecuadas, un entorno multiherramienta puede convertirse en un activo que fomente la colaboración y aumente la eficiencia.